Gestion des sites et des collaborateurs
Expedipro est organisé en 3 niveaux :
- Une seule personne morale contractante : votre entreprise
- Un ou plusieurs sites d'expéditions de vos colis, qui peut être aussi le siège social,
- Un ou plusieurs utilisateurs permettant de se connecter à Expedipro avec un login
A partir de ces 3 niveaux, nous avons ces règles générales :
- votre login/utilisateur est toujours rattaché à un et un seul site unique.
- un site peut accueillir 1000 utilisateurs ... ou n'en n'avoir aucun; par exemple, un siège social sans activité colis.
- un site n'appartient qu'à un seul client contractant d'Expedipro.
- chaque site "isole" les commandes et les expéditions des autres sites : le site #1 ne voit rien du site #2
- chaque site peut avoir un nom commercial et une adresse distincte des autres, qui seront utilisés pour les étiquettes, les emails de demande de choix de point relais et de suivi.
- les utilisateurs d'un même site partagent donc la visibilité sur toutes les commandes et les expéditions de ce site en commun : les collaborateurs A et B voient les mêmes expéditions de leur site #1, mais pas celles du collaborateur C du site #2
- la plupart des options de configuration d'expédition dans le menu Compte sont associées au site. Par exemple : le poids par défaut, le transporteur préféré, le choix des points relais, les emails envoyés.
- lorsque vous modifiez les options associées au niveau de votre site #1, cela aura un effet immédiat sur les autres utilisateurs du même site #1. Cependant les options du site #2, ne seront pas modifiées tant que vous n'utilisez pas un login d'utilisateur associé à ce site #2.
- tout utilisateur qui a un rôle suffisant (nous en parlons plus bas) peut modifier ces options.
- seules les options d'impressions d'étiquettes (A4, lot de 2à, etc) et les tris des listes sont au niveau utilisateur configurables et propres à chaque utilisateur
Par exception - et sur demande - un utilisateur peut voir les commandes et les expéditions d'autres sites du même client contractant. Cela reste spécifique à chaque utilisateur et permet donc de superviser et suivre les expéditions, comme s'il était à tous ces sites.
Chaque utilisateur à un seul rôle parmi ceux-ci (en ordre croissant) :
| observateur | une personne externe accédant au suivi 30j sans pouvoir expédier de colis |
| expéditeur | une personne dédiée à cette activité ou n'ayant pas de connaissance sur l'organisation et la configuration de vos commandes et expéditions |
| logisticien * | comme un expéditeur, avec un accès à plus d'historiques des destinataires, des dossiers |
| acheteur * | un proche collaborateur pouvant remplacer le boss, hormis pour la modification des contrats transports et la gestions des utilisateurs |
| boss | premier login crée à la signature des CGV, sans restriction |
* sont les rôles les plus fréquemment attribués aux collaborateurs dans Compte -> Collaborateurs
Principales actions des utilisateurs, autorisées selon leur rôle :
| suivre les commandes et expéditions | tous |
| importer des commandes et expédier | expéditeur et + |
| créer et modifier les sources de données | adjoint et + |
| voir les options de configuration des sites | tous |
| modifier les options de configuration des sites * | expéditeur et + |
| gréer ou modifier un site ou un utilisateur | adjoint et + |
| accéder aux grilles tarifaires et factures | adjoint et + |
| gérer les utilisateurs : boss | boss |
* graduel selon les rôles, par exemple, seul logisticien et + élevé, peuvent modifier le choix des emails automatiques de suivi
Pour une configuration plus avancée, vous pouvez aussi dans Compte -> Site logistique :
- A droite : mettre à jour les informations de tous les sites existants (pour les rôles adjoint et boss). C'est d'autant plus important que ces informations - Siret, Eori, téléphone - servent à vos déclarations douanières, lisez ceci.
- A gauche :définir si votre site d'expédition servira aussi pour les retours expéditeur (en cas de non livraison) et aux déclarations douanières. C'est optionnel et par défaut, votre site d'expédition sert aussi à ces 2 cas.
Si vous expédiez aussi des colis pour le compte d'une autre société, nous vous recommandons :
- de créer un site au nom de ce tiers dans Compte -> Site logistique
- de créer un collaborateur "logisticien" ou plus élevé, associé à ce site tiers afin que vous puissiez vous y connecter pour expédier au nom de ce tiers. Vous pourrez aussi configurer le transporteur préféré, les emails de suivi à expédier, etc. Tout cela indépendamment de vos propres colis. NB: ne communiquez pas cet utilisateur au tiers, puisqu'il pourrait modifier les options (ou le mot de passe) et compliquer vos expéditions.
- Lorsque vous êtes connecté avec cet utilisateur "logisticien", vérifiez les sites utilisés pour les retour et les douanes dans Compte -> Site logistique
- (optionnel) vous pouvez créer un second utilisateur "observateur", si vous souhaitez donner un simple accès en lecture
Ainsi, selon la société au nom duquel vous expédiez, vous devez simplement vous connecter avec un login ou un autre. Pour rappel, nous pouvons - sur demande- donner une visibilité multi-site à certains utilisateurs.