Importer un fichier de commandes clients

Importez vos commandes afin de gagner du temps et évitez les erreurs lors de vos expéditions.

Configuration de votre modèle d'importation

• Créez d'abord une nouvelle source de type Fichier dans le menu Commandes -> Import :
  • précisez un nom explicite (par exemple le nom du logiciel fournissant ce fichier)
  • si vous précisez le poids moyen de votre emballage, celui-ci sera ajouté au poids des articles du panier de votre commande, lors de l'impression de l'étiquette.
• Une fois cette source crée, cliquez sur le lien modèle (en vis à vis de la nouvelle source), l'écran est alors structuré en 2 parties : 
  • Les caractéristiques de votre fichier : comment sont séparées vos colonnes, une première ligne fournie le nom des colonnes, le format UTF8 de vos caractères, etc
  • L'association du nom (ou numéros) des colonnes de votre fichier (en respectant les majuscules/minuscules, les espaces et signes) en vis à vis des informations qu'Expedipro peut importer. Par exemple en face de nom : Shipping Last Name ou Nom client livraison etc.

Si vos données sont dans Excel ou Numbers :

Exportez-le dans un format texte, csv par exemple (car un classeur xls est un format binaire incompréhensible pour votre navigateur). Avant d'exporter vos données vers un fichier csv, prêtez attention à :

• votre colonne code postal : de type texte afin que 06000 Nice ne devienne pas 6000
• votre colonne adresse : ne pas dépasser 60 caractères si possible et ne pas inclure de retour à la ligne
• votre colonne pays :  si possible précisez un code pays : FRA ou FR pour France, pour la Belgique BE ou BEl, etc.

Lorsque vous exportez vos données en fichier CSV :

• préférez le séparateur de colonnes ; (point virgule)car les adresses contiennent souvent des , (virgule), la tabulation est aussi possible. En cas de doute, vous pouvez même laisser notre logiciel se débrouiller tout seul !
• Éliminez les retour à la ligne dans vos cellules Excel ! Lors de la conversion en CSV, votre ligne de commande sera coupée en 2 et l'adresse deviendra incohérente
• n'encadrer les champs texte par des " "

Bon à savoir

• Si vous souhaitez assembler deux champs en un seul dans Expedipro, vous pouvez les concaténer dans le modèle de la source avec le signe plus. Par exemple nom+prénom, permet d'importer dans le champs nom, les colonnes nom et prénom de votre fichier.
• Les champs requis sont nom, adresse1, code postal, ville, pays et reference commande. L'email et le poids sont fortement recommandés. Les mobile(requis pour livraison en point de retrait), contenu et valeur sont conseillés. Pour les livraisons en points de retrait, lisez plus bas.
• Si vous  ne souhaitez importer que des adresses clients, la référence commande est inutile : cochez la case Minimisez les alertes avant l'importation (à droite du bouton vert Importer ces données).
• Une référence commande unique doit être fournie. Si Expedipro détecte par exemple la présence de 3 lignes avec la même référence commande Une seule et même commande avec 3 articles sera importée. En l'absence de référence commande, créez en une avec la date en préfixe, par ex. 20210128-1, -2 etc.
• Le contenu du panier de commande est indexé dans Expedipro et facilitera la recherche des commandes.
• Les champs contenu "contenu", "quantité", "poids" et "valeur" peuvent contenir soit :
  • une information unique, qui désignera dans ce cas la description, la valeur, la quantité et le poids total de la commande. Par exemple 52.2 pour le champs valeur.
  • des informations multiples afin de ventiler les détails de CHAQUE item du panier de commande en fournissant un JSON array. La valeur des articles décris ci-dessus deviendra ["23","14","15.2"].

Choisir un transporteur ou une livraison en point retrait

• Deux colonnes de votre fichier aident Expedipro à comprendre votre souhait d'expédition (notez que le nom des colonnes est libre) :
  • transport : soit un code fournisseur (par ex. POS, DHL, DPD, MDR), soit un code produit (par ex. BPR, A2P, 24R ...), soit un code libre que nous associerons à votre demande à une méthode de livraison

  • point de livraison : uniquement pour les livraisons en point relais, l'identifiant du point de retrait du réseau ( Colissimo, Dpd ou Mondial Relay). Si cet identifiant n'est pas fourni, un email de choix du point de retrait sera envoyé au destinataire lors de l'impression de l'étiquette Colissimo Point Retrait.

    NB: la colonne transport permet aussi d'associer (pensez à nous le signaler) une règle Expedipro afin de choisir une livraison avec ou sans signature, à domicile ou en point relais, etc.

Ensuite ...

Vos commandes importées sont visibles dans Commandes -> A traiter ou dans Expéditions -> Nouvelle. Recherchez plus d'aide pour ces 2 menus.  

Dans Commandes -> A traiter vous pouvez imprimer un récapitulatif de ces commandes ( bouton « picking » à coté du champs de recherche) afin de faciliter vos opérations de préparations et d'emballage.